更新日：2023年8月25日

市税にかかる督促状の誤送付

令和5年度固定資産税第2期、国民健康保険税第1期の督促状の誤発送がありましたので、次のとおり概要をお知らせします。
誤って督促状が発送された納税義務者の皆様に多大なご迷惑をお掛けしたことを深くお詫びしますとともに、再発防止に努めてまいります。
すでに納付していただいていますことから、二重納付なされませんようお願い申し上げます。

概要

令和5年7月31日が納期限の固定資産税第2期、国民健康保険税第1期の督促状を令和5年8月18日に発送したところ、その一部において、納期限内に納付済であったにもかかわらず、誤って督促状を発送したことが判明しました。

対象件数

・令和5年度　固定資産税第2期　1,356件
・令和5年度　国民健康保険税第1期　991件

原因

バーコードを利用し納付したデータについては、委託業者から納税支援課へ約2週間後に7日分まとめて送信され、届いたデータを納税支援課から市のシステム処理業者へ転送し2日後に消し込み処理されます。
今回、7月27日～7月31日までの5日分の納付データが、8月16日（水曜日）に送信されたため、督促状作成日である8月17日（木曜日）に消し込み処理が反映されるよう市のシステム処理業者へ依頼すべきところを、そのような依頼を行わなかったため、消し込みが通常どおり2日後の8月18日（金曜日）となり、8月17日（木曜日）に納付データが反映されないまま督促状を作成したものです。

対応

8月22日（火曜日）、誤って督促状を発送したかたに対して、お詫びの文書を送付しました。

今後の再発防止策

・バーコードを利用した収納分の消し込みスケジュールと督促状発送のスケジュールを複数人で二重確認しマニュアルを見直します。
・督促状発送前に、バーコードを利用した収納分データを複数件抽出し督促状作成データと突き合わせ、誤って作成されていないか確認し、マニュアルを見直します。
・これまで督促および還付といった過去に処理ミスのあった事務については情報共有し、同じミスを発生させないようにします。