○青森市企業局文書編さん保存規程
平成十八年四月一日
企業局管理規程第五号
(趣旨)
第一条 この規程は、法令その他別に定めがあるもののほか、文書の編さん及び保存について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第二条 この規程において「文書」とは、完結した文書及び帳簿をいう。
(整理の原則)
第三条 文書は、常に整理、整とんし、紛失、損傷のおそれがないように保管し、又は保存するとともに、重要なものは、非常災害時に備えて、あらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
一 第一種 永年
二 第二種 十年
三 第三種 五年
四 第四種 一年
3 第一項各号に定めるもののほか、台帳等複数年にわたり継続使用する文書については、各課において常用文書として保管することができる。
(平成二〇企管規程六・平成二八企管規程五・一部改正)
(保存期間の各区分の基準)
第五条 第一種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。
一 職員の任免、賞罰等人事に関する重要文書
二 給与及び労務に関する重要文書
三 条例、管理規程等に関する文書
四 市議会に提出された議案等に関する文書で特に重要なもの
五 関係行政庁の令達、通知等で特に重要なもの
六 訴訟及び審査請求に関する重要文書
七 部史の資料となる重要文書
八 重要な事業計画及びその実施に関する重要文書
九 調査、統計、報告等に関する文書で特に重要なもの
十 事務引継ぎに関する重要文書
十一 起債及び借入金に関する重要文書
十二 不動産の取得、管理、処分等に関する重要文書
十三 許可、認可又は契約に関する文書で特に重要なもの
十四 工事に関する文書で特に重要なもの
十五 その他重要にして永年保存の必要があると認める文書
2 第二種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。
一 職員の人事に関する文書
二 市議会に提出された議案等に関する文書
三 工事又は物品等に関する契約に関する重要文書
四 調査、統計、報告等に関する重要文書
五 予算及び決算の出納に関する重要文書
六 不動産の取得、管理、処分等に関する文書
七 備品の出納に関する重要文書
八 補助金に関する重要文書
九 陳情、請願等に関する重要文書
十 料金、手数料等の賦課に関する重要文書
十一 その他十年保存の必要があると認める文書
3 第三種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。
一 給与及び労務に関する文書
二 消耗品及び備品に関する帳簿
三 調査、統計、報告等に関する文書
四 金銭出納に関する文書
五 照会、回答その他の往復文書で重要なもの
六 出張命令(精算)書、出勤簿その他これらに準じる文書
七 その他五年保存の必要があると認める文書
4 第四種に属するものは、前三項に属さない文書とする。
(平成二〇企管規程六・平成二八企管規程一〇・一部改正)
(保存期間の起算)
第六条 文書の保存期間は、会計年度に属するものは、その翌年度の四月一日から起算し、暦年に属するものは、その翌年の一月一日から起算する。
(平成二〇企管規程六・平成二八企管規程五・一部改正)
(文書の編さん及び装丁)
第七条 文書は、各課、八重田浄化センター、蜆貝ポンプ場及び営業所及び営業所(以下「各課」という。)において、次に掲げるところにより編さんしなければならない。
一 文書は、会計年度別(企業局水道部総務課長及び企業局交通部管理課長(以下「文書総括課長」という。)が別に定める文書については暦年別)に完結した順序により編さんすること。ただし、紙数又は文書の性質上の理由によっては、二年分以上にわたる文書を区分紙を用いて一冊として編さんすることができる。
二 同一事件であって数項目に関連する文書は、その関係の最も深い項目に編さんすること。
三 二以上の事件で保存期限を異にする場合において、その事件が相互に関係があり、同一事件として編さんすることが適当なときは、長期間の種別として取り扱うこと。
四 附属図表等で編さんに不便なものは、別に保存し、その旨を本書に記入すること。
五 文書の編さんは、厚さ約八センチメートルを標準とし、分冊したものには分冊番号を、合冊したものには各項目を標記すること。
六 編さんされた文書(以下「簿冊」という。)には、目次(様式第一号)を付けるものとする。ただし、一簿冊一件の場合及び第四種に分類される文書については、省略することができる。
イ 第四種に分類される文書
ロ 特別の表紙を用いて編さんしているもの
ハ 製本されているもの
ニ 規格外のもの
ホ 台帳、名簿の類に属するもの
2 簿冊の背表紙は、第四条に規定する種別ごとに次のとおり色分けして区分しなければならない。
一 永年及び法令等による三十年以上保存する必要のあるもの並びに常用文書 赤
二 十年及び法令等により十年以上三十年未満保存する必要のあるもの 青
(平成二〇企管規程六・平成二一企管規程三・平成二二企管規程六・平成二三企管規程一・平成二八企管規程五・令和三企管規程一・令和四企管規程七・一部改正)
(文書の審査及び引継)
第八条 各課の長(以下「各課長」という。)又は青森市企業局文書取扱規程(平成十八年青森市企業局管理規程第四号)第五条第二項に規定する文書取扱責任者は、簿冊の編さん内容及び保存期間を審査し、不適当と認めるものは、職員に対し修正の指示又は指導をし、適正な文書管理をしなければならない。
(平成二〇企管規程六・平成二一企管規程三・平成二二企管規程六・平成二三企管規程一・平成二八企管規程五・令和三企管規程一・令和四企管規程七・一部改正)
(保存文書の管理)
第九条 前条第二項の手続を経て文書総括課長に引き継がれた保存文書は、書庫に収納し、管理する。
2 前項に定める文書以外の文書(以下「保管文書」という。)は各課において保管し、管理するものとする。
(平成二〇企管規程六・平成二二企管規程六・平成二三企管規程一・平成二八企管規程五・平成三〇企管規程四・令和四企管規程七・一部改正)
(書庫の管理)
第十条 書庫は、文書総括課長がそれぞれ管理する。
2 書庫内においては、火気を使用してはならない。
3 各課が使用する書庫内の簿冊については、当該課の職員によって、整理、整とんするものとする。
2 前項の規定により保存文書の閲覧又は借覧の承認を受けた者は、これを転貸し、取り換え、若しくは訂正し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情により庁外に持ち出すことについて、あらかじめ文書総括課長の承認を受けたときは、この限りでない。
(保存期間の変更)
第十二条 各課長は、現に保存中の文書及び簿冊について、随時保存の要否を審査し、文書総括課長に協議の上保存期間を変更することができる。この場合において、保存の必要がないと認められた文書は、次条の手続きを経てこれを廃棄できる。
2 各課長は、保存期間が変更されたものについて、新たに編さんし一定期間を定めて保存するものとする。この場合において、文書総括課長及び各課長は、文書台帳の記載事項の訂正等必要な事務処理を行うものとする。
3 保存期間の経過した文書及び簿冊で、なお継続保存の必要があると認めたものは、前項に準じ手続きするものとする。
(平成二八企管規程五・一部改正)
(廃棄)
第十三条 各課長は、保管及び保存に係る文書及び簿冊で保存終期が到来し、廃棄を必要とするものについては、廃棄文書引継書(様式第八号)を添えて文書総括課長に報告しなければならない。
2 文書総括課長は、保存終期が到来した簿冊については、関係する各課長に合議し、廃棄の決定をしなければならない。ただし、前項の規定により報告を受けたものについては、この限りでない。
3 軽易な文書で保存する必要のない文書は、随時廃棄することができる。
4 廃棄文書で秘密に属するもの又は他に使用されるおそれのあるものは、溶解し、又は裁断する等適当な処置を講じなければならない。
5 前項の規定による溶解等の利便を図るため、文書総括課長は、毎年一回まとめて廃棄する期間を設定することができる。
(平成二八企管規程五・一部改正)
(電子文書の保管及び廃棄)
第十四条 文書のうち電子文書(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)によって記録されたものであって、電子計算機による情報処理が可能なものをいう。以下同じ。)は、当該電子文書の内容を画面等に出力し、又は編集できるよう必要に応じて共用サーバ等適切な記録媒体に保管しなければならない。この場合において、記録媒体の経年劣化等による消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止するための適切な措置を講じなければならない。
2 保管を必要としなくなった電子文書を廃棄する場合は、消去又は記録媒体の破壊等適切な方法により処理しなければならない。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成十八年四月一日から施行する。
2 青森市上下水道部文書編さん保存規程(平成十七年青森市水道部管理規程第五号)又は青森市交通部文書編さん保存規程(平成十七年青森市交通部管理規程第五号)により保存されている文書の保存期間については、なお従前の例による。
附則(平成二〇年四月企管規程第六号)
(施行期日)
この規程は、平成二十年四月一日から施行する。
附則(平成二一年四月企管規程第三号)
(施行期日)
この規程は、平成二十一年四月一日から施行する。
附則(平成二二年四月企管規程第六号)
(施行期日)
この規程は、平成二十二年四月一日から施行する。
附則(平成二三年四月企管規程第一号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成二十三年四月一日から施行する。
附則(平成二八年三月企管規程第五号)
(施行期日)
この規程は、平成二十八年四月一日から施行する。
附則(平成二八年三月企管規程第一〇号)
(施行期日)
この規程は、平成二十八年四月一日から施行する。
附則(平成三〇年三月企管規程第四号)
(施行期日等)
この規程は、平成三十年四月一日から施行する。
附則(令和三年三月企管規程第一号)
(施行期日)
この規程は、令和三年四月一日から施行する。
附則(令和四年三月企管規程第七号)
(施行期日)
この規程は、令和四年四月一日から施行する。
(平成28企管規程5・一部改正)
(平成28企管規程5・全改)
(平成22企管規程6・一部改正)
(平成22企管規程6・一部改正)