2　前項の区分に属する文書の種別は、次条に定めるところとする。

3　第一項各号に定めるもののほか、台帳等複数年にわたり継続使用する文書については、各課において常用文書として保管することができる。

2　第二種に属するものは、おおむね次のとおりとする。

3　第三種に属するものは、おおむね次のとおりとする。

4　第四種に属するものは、前三項に属さない文書とする。

2　文書ファイルの背表紙は、第四条に規定する種別ごとに次のとおり色分けして区分しなければならない。ただし、保存期間が十年未満の文書ファイルについては、この限りでない。

2　各課での保管が一年を経過した文書ファイルのうち、事務処理上各課において継続して保管する必要があると各課の長(以下「各課長」という。)が認めたものについては、その保管期間を延長することができる。

2　前条第一項に規定する保管期間を終えた文書ファイル(保存期間が一年以内の文書ファイル及び常用文書を除く。)は、書庫(文書ファイルを収蔵するもので、文書主管課長又は浪岡振興部総務課長が管理するものをいう。以下同じ。)へ収納するものとする。ただし、青森市行政組織規則(平成十七年青森市規則第十号)第七条に掲げる施設等においては、原則として当該施設等において継続して保管するものとする。

3　文書ファイルの書庫への収納は、文書主管課長又は浪岡振興部総務課長の指定した期間に行うものとする。

2　書庫内においては、火気を使用してはならない。

3　書庫内の文書ファイルは、各課の職員によって、文書分類表等に基づき体系的に整理整とんするものとする。

4　各課の職員は、書庫へ入室する際には、書庫入退室記録簿(様式第四号)に記載しなければならない。

2　各課で保管している文書ファイルを借覧する場合は、文書ファイルを保管する各課長の承認を受けなければならない。

3　前二項の規定により借覧の承認を受けた者は、これを転貸し、取り換え、若しくは訂正し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情により庁外に持ち出すことについて、あらかじめ文書主管課長の承認を受けたときは、この限りでない。

2　各課長は、保存期間が変更されたものは、新たに編さんし一定期間を定めて保存するものとする。

3　保存期間の経過した文書ファイルで、なお継続保存の必要があると認めたものは、前項に準じ手続きするものとする。

2　文書ファイルを廃棄する際は、溶解し、焼却し、又は裁断する等適切な処置を講じなければならない。

3　前項の規定による溶解等の利便を図るため、文書主管課長及び浪岡振興部総務課長は、毎年一回まとめて廃棄する期間を設定することができる。

4　軽易な文書で保存する必要のない文書は、随時廃棄することができる。

2　保管を必要としなくなった電子文書を廃棄する場合は、消去又は記録媒体の破壊等適切な方法により処理しなければならない。

(施行期日)

1　この規程は、平成十七年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　当分の間、合併前の青森市文書編さん保存規程(昭和四十年青森市規程第九号)又は浪岡町文書取扱規程(昭和四十五年浪岡町訓令甲第四号)(以下これらを「合併前の規程」という。)により保存されている文書の保存期間については、なお合併前の規程の例による。

(施行期日)

(施行期日)

1　この規程は、平成二十年一月一日から施行する。

(経過措置)

2　当分の間、この規程による改正前の青森市文書編さん保存規程の規定により編さん又は保存されている文書の取扱いについては、なお従前の例による。

3　この規程の施行の際現に存するこの規程による改正前の青森市文書取扱規程に規定する様式は、平成二十年三月三十一日までの間において、これを使用し、又はこれを取り繕い使用することができる。

(施行期日)

(施行期日)

(施行期日)

この規程は、平成二十八年四月一日から施行する。

(施行期日)

この規程は、令和三年四月一日から施行する。