2　事案の処理は、すべて文書によるものとする。

3　前項の処理は、原則として文書管理システムを利用して行わなければならない。

4　前項の規定にかかわらず、市民病院の内部組織及びそれに属する課相当の施設における事務の処理にあっては、文書管理システムによる事務の処理を行わないものとする。

2　責任者及び副責任者の指定は、課長が所属職員のうちから副参事、主幹又は主査を指名して行う。この場合において、課長は当該指定を行ったときは、その旨を文書主管課長へ報告しなければならない。

3　責任者は、課長の指示により次に掲げる事務を自ら処理するほか、当該事務に係る課内職員の指導を行うものとする。

4　副責任者は、責任者の事務を補佐し、責任者に事故があるときは、その職務を代理する。

5　第一項で規定する担当者の指定は、課長が所属職員のうちから一人以上の職員を指名して行う。

6　担当者は、責任者の処理する事項を補助するほか、次に掲げる事務を処理するものとする。

2　法規文書の種別は、次のとおりとする。

3　公示文書の種別は、次のとおりとする。

4　令達文書の種別は、次のとおりとする。

5　一般文書の種別は、次のとおりとする。

2　文書主管課は、特に必要と認めたときは、前項各号に定めるもののほか、必要な文書を備え付けておかなければならない。

3　総務部管財課及び浪岡振興部地域振興課には、特殊取扱郵便物配付簿を備え付けておかなければならない。

2　令達文書(規程を除く。)は、施行の際に「青市」の次にそれぞれの文書種別名、文書記号及び文書番号を付さなければならない。

3　第一項の文書番号は暦年による一連番号とし、前項の文書番号は会計年度による一連番号とする。

2　文書記号は、文書主管課長が別に定める。

3　文書番号は、会計年度(文書主管課長が別に定める文書については暦年)による一連番号とする。ただし、軽易なものは、号外とすることができる。

4　文書番号は、文書管理システムにおいて付番された番号とする。ただし、文書管理システムでの付番が困難であると文書主管課長が認めるものについては、文書管理システムとは別に付番することができるものとする。

2　前項各号の文書は、文書主管課において、次に定めるところにより処理しなければならない。

3　二以上の課に関係のある文書は、文書主管課又は浪岡振興部地域振興課において、最も関係の深い課に配付するものとする。

4　分掌事務に関して配付先が明らかでない文書は、文書主管課長又は浪岡振興部地域振興課長が関係上司と協議の上、当該文書を処理すべき課を決定し、当該課に配付するものとする。

2　文書の収受は、次に定めるところにより行うものとする。

3　各課に直接到着した文書(次条に掲げる文書を除く。)は、前項に定めるところにより処理をしなければならない。

4　軽易な文書については、第二項第一号から第三号までに規定する処理を省略することができる。

2　前項の場合において、上司の閲覧に供しなければならないと責任者が認めるものは、速やかに供覧しなければならない。

3　前項の規定による上司への供覧は、収受した文書に文書管理システムから出力した文書収受簿(様式第七号)を添えて行うものとする。

2　法令等により所定の様式、帳票等が定められている場合において、これらを用いることが文書の性質又は事務処理上効率的であると認められるときは、決裁欄を設け、必要事項を記載することにより起案を行うことができる。

3　起案文書等を加除訂正したときは、その記録を残し、疑義の生じないようにしなければならない。

2　起案文書は、別に定める公用文例及び用字例により口語体を用い、簡潔かつ正確でなければならない。

2　前項の決裁は、原則として電子決裁により行うものとする。

3　前項の規定にかかわらず、文書の起案に必要な添付書類を電子文書とすることが困難であると認められる文書の決裁は、文書管理システムから出力した起案用紙(様式第八号)により回議し、上司から決裁を受けること(以下「押印決裁」という。)により行うことができる。

4　秘密又は重要な文書の決裁は、押印決裁とし、その欄外に「秘」又は「重要」と朱書きし、その文書の内容を説明しうる職員が自ら携行して決裁を受けなければならない。

2　前項の合議については、関係部課間に意見の相違がある場合は、互いに協議するものとし、なお意見の一致しないときは、上司の指示を受けなければならない。

3　合議を受けた事案について、再回を要する関係部課は、当該起案文書の施行上の注意欄に「要再回○○課」と表示し、決裁後、速やかに再回を受けるものとする。

4　合議を経た事案につき、その内容に重要な変更を加え、又は廃案となったときは、速やかに当該起案文書を合議先に回し、又はその旨を通知しなければならない。

2　前項の規定による審査を受けた原議であって、市長、副市長又は部長(青森市事務の専決等に関する規程(平成十七年青森市規程第三号)第三条第一項の副市長又は部長をいう。)の決裁に係るものについては、当該課長又は責任者による文書管理システムにおける電子的な承認又は審査印を受けるものとする。

2　原議で、文書主管課が管理する印刷機器により印刷を要するものは、印刷依頼書に原議を添えて、文書主管課に申し出なければならない。

2　前項の規定にかかわらず、契約内容を記録した電磁的記録については、電子署名を行うことによって、公印の押印に代えることができる。

3　第一項の規定による公印の押印については、公印規則第八条の規定により取り扱うものとする。この場合において、特に必要があると認める文書については、原議と契印しなければならない。

4　第一項及び第三項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する文書は、公印及び契印の押印を省略することができる。

2　前項の規定により電子メール文書を施行する場合は、電子メール文書を作成する画面において、必要に応じ表題又は内容を表記した上で、送信しようとする電子文書を添付して行うものとする。

2　文書主管課長は、前項により回付された文書を、条例・規則・規程公示番号簿に登載するほか、文書管理システムへの登録を行うとともに、暦年により種別ごとに番号を付し、公示しなければならない。

(施行期日)

1　この規程は、平成十七年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の日の前日までに、合併前の青森市文書取扱規程(昭和五十四年青森市規程第三号)又は浪岡町文書取扱規程(昭和四十五年浪岡町訓令甲第四号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの規程の相当規定によりなされたものとみなす。

(施行期日)

(施行期日)

(施行期日)

1　この規程は、平成十九年四月一日から施行する。

(施行期日)

(施行期日)

1　この規程は、平成二十年一月一日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際現に存するこの規程による改正前の青森市文書取扱規程に規定する様式は、平成二十年三月三十一日までの間において、これを使用し、又はこれを取り繕い使用することができる。

3　令達文書(規程を除く。)及び一般文書(文書主管課長が別に定める暦年で取り扱う文書を除く。)については、当分の間、この規程による改正後の青森市文書取扱規程(以下「改正後の規程」という。)第三条第三項の規定にかかわらず、文書管理システムによる処理を行わないものとする。

4　令達文書(規程を除く。)及び一般文書に係る文書番号は、平成二十年三月三十一日までの間、改正後の規程第九条第三項及び第十条第三項本文の規定にかかわらず、この規程による改正前の青森市文書取扱規程の規定により付された文書番号との一連番号とする。

(施行期日)

1　この規程は、平成二十年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　市民病院の内部組織及びそれに属する課相当の施設における文書の取扱いについては、この規程による改正後の青森市文書取扱規程の規定にかかわらず、なお従前の例による。

(施行期日)

(施行期日)

(施行期日)

(施行期日)

(施行期日)

1　この規程は、平成二十七年四月一日から施行する。

(施行期日)

この規程は、平成二十八年四月一日から施行する。

(施行期日)

この規程は、令和三年四月一日から施行する。

(施行期日)

この規程は、令和七年十二月一日から施行する。

(施行期日)

この規程は、公布の日から施行する。

(施行期日)

この規程は、令和八年四月一日から施行する。