○青森市戸籍総合情報システムに係るデータの保護及び管理に関する規程

平成二十三年十月七日

規程第七号

(目的)

第一条 この規程は、戸籍総合情報システムに係るデータの保護及び管理に関し必要な事項を定めることにより、本市における戸籍総合情報システムの安全性及び信頼性の確保に資することを目的とする。

(定義)

第二条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

 戸籍総合情報システム 戸籍専用コンピュータと市民部行政情報センター市民課(以下「市民課」という。)、市民部行政情報センター各支所(以下「支所」という。)及び浪岡振興部市民課とを直接又は専用通信回線で結び、現在戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等を磁気ディスク(磁気ディスク、磁気テープその他情報を記録する媒体をいう。以下同じ。)に記録し、戸籍事務、戸籍の附票事務、人口動態調査事務等の戸籍関連事務(以下「戸籍事務等」という。)を行う情報システムをいう。

 データ 戸籍総合情報システムで取り扱われる書面、帳票及び磁気ディスクに記録されている情報をいう。

 ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍総合情報システムに関する管理及び運用に関する書類をいう。

 サーバ データを記録し、データの入力及び出力の制御を行う機器をいう。

 端末機 サーバと直接又は専用通信回線によって結ばれ、データの入力及び出力の機能を有する機器をいう。

(平成二九規程一・平成三〇規程一・令和三規程七・一部改正)

(事務処理の原則)

第三条 戸籍総合情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務等の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう努めなければならない。

(戸籍情報等統括保護管理者)

第四条 戸籍総合情報システムの安全性及び信頼性に関し総合的な判断を行うため、戸籍情報等統括保護管理者(以下「統括保護管理者」という。)を置く。

2 統括保護管理者は、市民部長をもって充てる。

3 統括保護管理者は、戸籍総合情報システムに関する最終的な権限及び責任(作動停止、戸籍情報等のデータ漏えいのおそれがある場合等の緊急時において対応策を決定し、実施する権限及び責任を含む。)を有し、運用に関する重大な事項を決定するとともに、戸籍情報等のデータ漏えいの防止及び正確性の維持並びに継続的な運用に努めなければならない。

(平成三〇規程一・一部改正)

(戸籍情報等保護管理者)

第五条 戸籍総合情報システムを使用する課等(青森市行政組織規則(平成十七年青森市規則第十号)に定める課等をいう。以下同じ。)において、戸籍総合情報システムの適正な運用及びデータ保護を行うため、戸籍情報等保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。

2 保護管理者は、市民部行政情報センター市民課長をもって充てる。

(平成二九規程一・平成三〇規程一・一部改正)

(保護管理者の職務)

第六条 保護管理者の職務は、次に掲げるとおりとする。

 データの管理状況及びこれに関する設備の状況について常に把握し、データが的確に管理されるよう努めること。

 戸籍総合情報システムについて、定期的又は随時に、記録情報及びプログラムの異常の有無を点検すること。

 前号の点検を委託して実施する場合には、戸籍情報等の保全及び保護に関する適切な措置を講じること。

 戸籍総合情報システムについて、火災、盗難その他災害に備えて必要な保安措置を講じること。

 戸籍総合情報システムに事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、統括保護管理者に報告すること。

(データの保護)

第七条 保護管理者は、データ漏えい、滅失、棄損等の防止のために必要な措置を講じなければならない。

2 端末機は、来庁者から内容が読み取られないよう配置しなければならない。

3 データは、電算処理を行う他の業務と直接連動して処理してはならない。

4 データは、戸籍事務等以外に使用してはならない。

5 データは、不要となった時点で速やかに裁断するなど復元できない方法によって処分しなければならない。

6 データは、法令等に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスクの管理)

第八条 保護管理者は、磁気ディスクを次に定めるところにより、適正に管理しなければならない。

 磁気ディスクは、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理を行うこと。

 磁気ディスクの受払い及び管理について、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

 磁気ディスクを破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(端末機取扱責任者)

第九条 端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。

2 取扱責任者は、次の表の上欄に掲げる課等において、当該課等の区分に応じ、それぞれ同表の下欄に掲げる職にあるものをもって充てる。

課等

取扱責任者

市民課

保護管理者が指定する者

支所

支所長

浪岡振興部市民課

課長

(平成二九規程一・令和三規程七・一部改正)

(出力帳票の管理)

第十条 保護管理者及び取扱責任者は、戸籍総合情報システムから出力された帳票(以下「出力帳票」という。)を次に定めるところにより、適正に管理しなければならない。

 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びできない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。

 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第十一条 保護管理者及び取扱責任者は、ドキュメントを最新の状況に維持し、適正に管理しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントを外部に持ち出し、複写し、又は廃棄しようとするときは、保護管理者の承認を受け、外部に情報が流出しないよう適切な措置をとらなければならない。

(パスワードの管理)

第十二条 保護管理者は、戸籍総合情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)を指定し、及び当該取扱職員の事務処理範囲を定めるとともに、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、取扱職員に付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、パスワードを取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを第一項の規定により定められた事務処理範囲を超えて使用してはならない。

5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(入退室等の管理)

第十三条 戸籍総合情報システムのデータ、セキュリティ情報等の保管室、サーバ設置室、ネットワーク機器の設置室及び端末機の設置場所への入退室の管理については、青森市住民基本台帳ネットワークシステム及び住民記録システムのセキュリティ対策に関する規程(平成十七年青森市規程第七号)第八条から第十一条までの規定を準用する。この場合において、これらの規定中「住基ネット」とあるのは「戸籍総合情報システム」と読み替えるものとする。

(取扱状況の把握)

第十四条 保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍総合情報システムの取扱状況を把握しなければならない。

 パスワードの使用状況

 端末機の管理状況

 データの取扱状況

 端末機を使用する執務室の管理状況

 その他戸籍総合情報システムの運用に関すること。

(端末機の操作)

第十五条 端末機の操作は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員に限るものとする。

2 端末機の操作は、戸籍事務等に必要な場合以外に使用してはならない。

3 データは、戸籍事務等に必要な場合以外に検索し、又は閲覧してはならない。

(機器及びソフトウェア等の管理)

第十六条 保護管理者は、データの適正な管理を図るため、別表に定めるとおり戸籍総合情報システムに係る機器及びソフトウェア等を管理しなければならない。

(研修及び訓練)

第十七条 取扱責任者は、データの重要性、機密保持及び個人情報保護に関する意識の高揚並びに戸籍総合情報システムの安全対策の推進を図るため、研修及び訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後、取扱職員に対して年一回以上の研修等を実施しなければならない。

2 取扱責任者は、新任の取扱職員対し、当該取扱職員の配属後速やかに前項の研修等を実施しなければならない。

3 第一項の規定にかかわらず、保護管理者が必要と認めるときは、取扱責任者が実施する研修等に代えて、保護管理者が研修及び訓練計画を策定し、研修等を実施することができるものとする。

(会議)

第十八条 戸籍情報等保護の適切な管理を推進するため、戸籍情報等保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、統括保護管理者が必要に応じて招集し、統括保護管理者が会議の議長となる。

3 会議は、統括保護管理者のほか、次に掲げる者をもって組織する。

 市民部次長

 保護管理者

 支所長

 浪岡振興部市民課長

4 議長が、必要と認めるときは、関係職員又は関係者に会議への出席を求め、その意見又は説明を聞くことができる。

5 会議の庶務は、市民課において処理する。

(平成二九規程一・平成三〇規程一・令和三規程七・一部改正)

(委任)

第十九条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。

(施行期日)

この規程は、戸籍法(昭和二十二年法律第二百二十四号)第百十八条第一項の規定による法務大臣の指定が青森市長について効力を生ずる日から施行する。

(平成二九年三月規程第一号)

(施行期日)

この規程は、平成二十九年四月一日から施行する。

(平成三〇年三月規程第一号)

(施行期日)

この規程は、平成三十年四月一日から施行する。

(令和三年三月規程第七号)

(施行期日)

この規程は、令和三年四月一日から施行する。

別表(第十六条関係)

戸籍総合情報システムに係る機器及びソフトウェア等の管理方法一覧

対象

責任者

管理方法

サーバ

保護管理者

一 サーバラックの鍵の管理施錠できる保管庫に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。

二 サーバの起動管理 サーバの起動は、保護管理者の任命した取扱職員が行う。

端末機

保護管理者

一 端末機の起動管理 端末機の使用は、取扱責任者又は取扱職員が、パスワードを入力して行う。

二 システム使用状況の管理 システムの使用状況リストを保管し、適正な管理を行う。

バックアップ用媒体

保護管理者

バックアップ用媒体の管理 定期的に磁気ディスクにバックアップし、施錠できる保管庫で管理する。

ソフトウェア

保護管理者

プログラムの複写及び改変の保護 プログラムの複写及び変更ができないように、ソフトウェア的な保安処置を講ずる。

青森市戸籍総合情報システムに係るデータの保護及び管理に関する規程

平成23年10月7日 規程第7号

(令和3年4月1日施行)